O primeiro passo em direção à gestão do conhecimento.

Qual a cultura de sua organização?

Quando você ouve o termo Gestão do Conhecimento (GC), uma das primeiras impressões é achar que é mais uma onda que passou, ou é abstrato demais para chegar à prática das organizações. O fato é que GC não  deveria ser o nome de uma área ou cargo de uma pessoa. A prática está muito mais relacionada à cultura e aos processos organizacionais que ajudem a semear ideias e organizar ações, além de  juntar as peças do quebra-cabeça que é encontrar um documento ou informação.

As organizações, por mais que tenham Intranet, Portal ou práticas de compartilhamento, ainda são estanques e não se comunicam como deveriam. Vão criando seus processos departamentais sem se preocupar muito em disponibilizar seus registros para a organização como um todo.  Essa individualidade fica clara quando vemos a estrutura de documentos, a árvore da rede interna e muitas vezes o site da organização. A prática provoca aquele típico diagnóstico onde percebemos que a informação e/ou documentação depende de uma pessoa.  Pois bem, essa pode ser a semente para plantar a GC na organização.

Por onde começar?

Comece pequeno, mas comece grande. Como assim? Comece criando uma estrutura única, lógica, compartilhada, que transforme seu conhecimento em um verdadeiro mapa da mina, como um mapa do site. Quando você tem dificuldade em localizar uma informação em um site não recorre muitas vezes ao mapa do site? Pois é exatamente o mesmo recurso. A Taxonomia, que é a estrutura hierárquica e lógica de seus documentos e informações, deve ser um mapa da organização pelo qual você irá navegar e clicar no tema que deseja encontrar.

Se a lógica será cronológica, alfabética, por relevância etc, vai depender mais do tipo de informação que estará sendo organizada. É possível ter uma estrutura lógica única de primeiro nível e criar a lógica adequada para cada sub nível. Exemplo: A pasta de Projetos pode ser em ordem alfabética por clientes e a pasta de pagamentos efetuados pode ser em ordem cronológico de data de pagamento.

Qual é a lógica de sua organização?

Como é o seu ambiente informacional? Você consegue desenhá-lo?

Segundo Samuel Wurman, arquiteto que cunhou o termo “arquitetura da informação”, a organização da informação pode ser  exata ou ambígua. No caso de ser exata temos as opções: alfabética, cronológica, geográfica, numérica. No caso de ser ambígua temos: temas, tópicos, tarefas, audiência, metáfora e híbrida, podendo ainda surgir outras conforme a lógica que a situação exige. 

Essas decisões normalmente são validadas com o responsável pelo projeto,  implementadas e documentadas para posterior manutenção da estrutura criada. 

Esse é um primeiro passo para poder respirar aliviado e ver que todos falam a mesma língua, que ninguém cria um diretório ou pasta sem uma governança, que não existem diretórios na rede com nome de pessoas, que não existem pastas com nomes impossíveis de se saber o que está armazenado nelas e que as múltiplas versões de um documento não se chamam “versão final mesmo”.

Quem deve plantar essa semente?

Essa estrutura deve ser criada por um profissional que tenha visão sistêmica, que seja da área de gestão da informação e que domine estruturas semânticas e vocabulário controlado. Por quê? Porque criar rótulos para pastas, nomes que remetam a seu conteúdo e definir a lógica dessa estrutura não é uma tarefa simples e exige conceitos e criação de manual de procedimentos além de capacitação e governança. Parece complicado, mas não é nem complicado e nem demorado e a gestão do conhecimento organizacional começa quando os colaboradores começam a encontrar informação e conversar na mesma língua. Para se ter uma ideia, em uma organização ou departamento onde atuam cerca de 10 pessoas deve levar por volta de 30 a 40 dias o processo de criar e validar uma estrutura única para qual os documentos possam ser migrados.

Algumas etapas

A partir dessa primeira etapa, a preocupação passa a ser a nomenclatura dos documentos, sua tipologia, seu ciclo de vida, suas versões e a permissão de acesso. Nesse momento  o projeto começa a ficar interessante, pois sem ferramenta e sem uma tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos torna-se uma tarefa árdua, mas não impossível, implantar padrões e nomenclatura no momento de criar ou digitalizar um documento.

O que é mesmo Taxonomia Corporativa?

Exemplo de estrutura hierárquica

Com o surgimento das Intranets, por volta de 1996 e sua consolidação no mercado por volta de 2002, o mercado passou a chamar esse mapa de Taxonomia Corporativa e o termo, emprestado da Biologia, pegou, pois significa a construção de uma estrutura lógica e hierárquica. Então, como um primeiro passo pode se considerar um esforço louvável da organização em começar por encontrar sua lógica organizacional. 

Concluindo, Gestão do Conhecimento são processos permanentes, duradouros que modificam o DNA de uma organização e alteram sua cultura, portanto um projeto amplo, implantando diversas práticas e sistemas de informação realmente não é ideal para todas as organizações, mas um mapa de documentos com uma estrutura única e padronizada deve ser o mínimo em uma organização que deseja ganhar produtividade, eliminar o retrabalho, compartilhar informação e ter um controle de revisão de documentos. Exercitar essa proposta pode ser o primeiro passo em direção à gestão do conhecimento em sua organização.