Tecnologias para a Gestão Documental dependem do tempero.

Sobre o tempero

Nicholas Carr é um escritor americano polêmico e crítico sobre o universo da Internet e questiona a tecnologia em praticamente todos os seus textos. O considero uma referência importante para o fenômeno da apologia à tecnologia que existe no Brasil. Gosto muito de suas provocações que me fazem pensar “out of the box” e ver de forma crítica as soluções tecnológicas e os investimentos nessa área nas organizações.

Muitos projetos fracassam porque organizações depositam o sucesso do projeto na tecnologia, por ela ser consagrada ou por ter sido implantada em determinada organização ou porque existem diversos cases de sucesso ou mesmo porque o concorrente a adotou. Não pensam na informação a ser tratada, em suas necessidades estratégicas e no custo total do projeto. Acreditam que uma customização básica e um suporte na instalação serão suficientes para extrair todos os seus benefícios. 

Em seu artigo clássico, “A TI já não importa”, Carr* faz algumas analogias impactantes e trata a TI como uma commodity, destacando o tempero da salada como sendo o diferencial do prato. Faz duras críticas a essa visão que existe da TI nas empresas e provoca muitas discussões que reverberam até hoje. 

Comparando o estilo do autor com os diversos artigos que leio da área de TI, observo que muitos autores continuam destacando a TI como a solução para o caos informacional nas organizações sem abordar o tratamento da informação necessário para a obtenção de resultados eficazes.

É muito comum ouvir a frase: “não existe gestão documental sem TI”, mas afirmo que o inverso também é verdadeiro.
Impossível obter resultados sem tratar a informação.

Não existe uma verdade única. Existe a melhor solução para cada ambiente organizacional, respeitando-se sua cultura e sua missão. Ou seja, o tempero será o diferencial na arquitetura corporativa e não a TI em si. O que percebo que falta é incluir o tratamento da informação na solução corporativa.

Não me agrada pensar em soluções padrão de mercado para o caos informacional. Decidir sobre essa ou aquela tecnologia porque o concorrente a elegeu ou porque ela é líder de mercado ou por estar no quadrante mágico do Gartner.

Cuidado, você pode ter concorrentes com estratégias diferenciadas e nesse caso a informação tem de ser tratada de forma diferente. Portanto, a visão sistêmica, a personalização em um projeto de gestão documental com resultados que apóiem a tomada de decisão, são fatores críticos de sucesso.

Não adianta ter um GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), um ECM (Enterprise Content Management), ou apenas uma rede com pastas nomeadas aleatoriamente se não houver metodologia, técnicas, padrão, governança sobre a informação e principalmente clareza sobre o que se deseja obter como resultado.

Um documento, em qualquer suporte, registra uma informação que deve ser tratada com rigor na organização e na gestão documental. A tecnologia por si só não resolve essa questão e Carr já falava disso em seu artigo de 2003.

A receita

Fazendo uma analogia ao artigo de Carr, o tempero à tecnologia seria o tratamento da informação contida em documentos. E como temperar o tratamento da informação? Lá vai a receita: coloque 1 colher de sopa de formatos-padrão de metadados, 1 xícara de chá de controle de vocabulário, 2 pitadas de rigor semântico nos termos, uma boa dose de capricho na interface de busca com busca avançada, mexa com uma ferramenta de busca robusta e uma taxonomia na cobertura. Leve ao forno e experimente antes de apagá-lo para validar os resultados que você esperava. Na equipe de cozinha tem que ter pelo menos um profissional de TI e outro de Ciência da Informação. Caso contrário a receita ficará sem tempero.

Claro que uma receita é um conhecimento tácito e não explícito, pois quando falo de uma pitado, um bocado, ou ferramenta robusta, são ingredientes sem muita precisão, mas essa é a missão da equipe: ajustar a receita para que ela fique no ponto.

Não fique assim. Tempere sua TI!

Tanto a TI quanto a gestão documental são meios de se conquistar um objetivo. Um projeto que envolva seleção de tecnologias para a gestão documental tem de partir do dado, chegar na informação, gerar conhecimento e conquistar resultados.

Caso queira conhecer mais sobre o autor, vejam seu blog.

* CARR, Nicholas G. TI já não importa. Rev. Harvard Business Review Basil , p. 03 a 10,Maio.2003.