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Tenho abordado em meus posts assuntos como dado, informação,
conhecimento, tecnologias sociais e gestão, voltados para qualquer área do
conhecimento, mas será que em todas as áreas se aplicam as mesmas metodologias
e os mesmos fluxos documentais e informacionais? A resposta, claro, é NÃO. É incrível como cada empresa passa a ter um pouco da personalidade
do dono misturada com a dinâmica de seu negócio e a
cultura de seus funcionários. Mesmo estando no mesmo ramo de
negócio, dois escritórios jurídicos nunca serão iguais em relação a seus fluxos
documentais e informacionais. Há escritórios pequenos e extremamente conectados ao mundo digital e
grandes escritórios com dificuldade de darem os primeiros passos rumo ao
"paperless" (1).
O ambiente jurídico tem inúmeras particularidades que tornam um projeto de gestão de informação e
gestão do conhecimento um desafio maior. O escritório é uma empresa do conhecimento. Seus
serviços prestados advém da inspiração e criatividade de sua banca de advogados,
o que chamamos de conhecimento tácito e portanto de difícil captura.
A estratégia
da defesa também envolve muito a experiência e a inteligência emocional além da
jurisprudência e domínio da área em questão. Habilidades
de arguição e equilíbrio emocional não se aprendem lendo um livro. A vivência e
a educação são fatores que contam muito nesse momento e dificilmente são
transferidos de uma pessoa a outra.
No campo da gestão da informação posso
exemplificar em ações do tipo padronização de nomenclatura de documentos,
levantamento de tipologia de documentos, tabela de temporalidade, sistema de
gestão eletrônica de documentos (GED), vocabulário ou lista controlada de
termos, dentre outros.
Já no campo da Gestão do Conhecimento
as melhores práticas do escritório podem ser tratadas de forma diferenciada,
Quem é Quem para conhecer o perfil do advogado e melhor aproveitar sua banca
para projetos específicos, momentos e locais informais para compartilhamento e
conversas (coffeelaw), Gestão de relacionamento com o cliente - CRM (2), dentre
outros.
Assim, dois grandes desafios passam a
ser estruturar e sistematizar a informação e documentação não estruturada
aplicando técnicas de gestão da informação e desenvolver práticas, metodologias
e ferramentas de Gestão de Conhecimento para que o escritório possa começar a compartilhar
e reutilizar informação de valor.
Tecnologia e Processos são
fundamentais, mas se a base não estiver sólida, se as pessoas não estiverem
capacitadas e envolvidas e se não houver procedimentos, práticas e metodologia de gestão da informação e gestão do
conhecimento, no mínimo a perda de tempo será enorme.
Nos EUA diversos escritórios têm um
profissional chamado Knowledge Worker, ou Knowledge
Manager, numa tradução livre seria o gestor do conhecimento.
No Brasil vemos o profissional de Biblioteconomia e Ciência da Informação
assumindo esse papel, pois como ele é o responsável pela Biblioteca e Arquivo,
naturalmente acaba assumindo essa função.
A gestão do Conhecimento é uma consequência de processos bem mapeados, informação tratada com qualidade, tecnologia adequada e cultura propícia a suas práticas. Não é tarefa simples, mas os benefícios e o ganho de produtividade são enormes.
Por onde começar? Sem dúvida alguma pela organização de documentos, cujos dados tratados com qualidades permitirão a obtenção da informação e a geração do conhecimento.
Leia também o post sobre Gestão do Conhecimento Organizacional
(1) Paperless – diminuição de papel
(2) CRM - Customer Relationship Management
Ótimo artigo, Renate. A gestão da informação na área jurídica vem se profissionalizando aos poucos, muito lentamente. Mas já existe luz no fim do túnel e muitas ações tem se destacado. Ainda falta a valorização do profissional da informação, especialmente o reconhecimento do bibliotecário como sendo o Knowledge Manager. Parabéns!
ResponderExcluirGrata Solange! É isso mesmo...Faz tempo que esse tema estava na fila e ainda há muito para escrever sobre o assunto, mas acho que esse é o caminho de sensibilização e profissionalização. A gestão da informação e documentação precisa estar nas mãos de profissionais e os escritórios necessitam amadurecer e evoluir para a gestão do conhecimento! abs
ExcluirPerfeita e clara abordagem, Renate. Permita-me um pequeno acréscimo: para os dias atuais, equipes profissionais multidisciplinares são imprescindíveis para o sucesso da implantação destas iniciativas. Considero de grande valia, o adequado balanceamento das competências de cada um neste tipo de trabalho colaborativo.
ResponderExcluirOlá Grillo! Claro!! Quanto mais complexo o projeto, mais interdisciplinar ele se torna, mas muito importante começar certo e com um profissional da área de Biblioteconomia, preferencialmente. Sou testemunha de quantos escritórios dão um salto qualitativo quando abrem espaço para essa visão.Gosto quando o projeto é formado por um comitê e deixa de ter o viés de apenas uma das áreas do conhecimento. É um erro atribuir apenas à TI essa missão. ab
ExcluirAmei o assunto, uma referencia importante para um artigo meu com certeza !
ResponderExcluirQue bacana Sueli! Quando escrever compartilha também! abs
ExcluirExcelente o seu texto. Muito esclarecedor.
ResponderExcluirTema muito bem abordado e de forma clara. Com alguns anos de experiência em implantação de sistemas de GED sou testemunha de que "cada empresa passa a ter um pouco da personalidade do dono misturada com a dinâmica de seu negócio e a cultura de seus funcionários". Por isso, acredito na implantação de sistemas de GED flexíveis e que possam acomodar um pouco da personalidade de cada empresa.
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